Rechnungen automatisch erkennen, klassifizieren und vorkontieren — vom Email-Postfach bis zum fertigen DATEV-Buchungsvorschlag. Der Sachbearbeiter prüft und gibt frei. Der schnellste Weg zu messbarer Zeitersparnis.
Jede Rechnung durchläuft denselben strukturierten Prozess — automatisch, nachvollziehbar, abbrechbar an jedem Punkt.
Email, Upload oder OneDrive — PDFs werden automatisch erkannt und übernommen.
Text-Extraktion und KI-Einordnung: Absender, Kategorie, vorgeschlagene Aktionen.
Ein Blick, ein Klick: Prüfen und Folgeworkflow starten.
Sechs spezialisierte Bots extrahieren, prüfen und bebuchen jede Position einzeln.
Buchung + Beleg als XML-ZIP — per Belegtransfer direkt in DATEV verknüpft.
Drei Eingangskanäle, eine einheitliche Verarbeitung. Kein manuelles Ablegen, kein manuelles Einlesen.
Rechnungen an ein dediziertes Postfach weiterleiten. Microsoft Graph API holt sie ab, extrahiert PDF-Anhänge und entfernt Präfixe wie FW/WG/AW automatisch.
StandardwegDrag & Drop direkt in die Oberfläche — ideal für Post, Fotos oder einzelne Belege unterwegs.
ErgänzendSynchronisierte Eingangsordner, für bestehende Ablagestrukturen.
OptionalVierstufige OCR-Kaskade — immer der beste verfügbare Weg:
Ein einziger Bot statt sechs: Absender, Zusammenfassung, Kategorie und vorgeschlagene Folgeaktionen in einem Durchlauf.
Ein automatischer, sieben KI-gestützte, ein manueller und zwei abschließende Schritte. Jeder Schritt liefert strukturiertes Output — im Zweifel jederzeit prüfbar.
Eingangsrechnung ER-2026-042, bezahlt per Überweisung. Nettobetrag 200 EUR → automatische GWG-Klassifikation.
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 0480 | GWG | 200,00 | -- |
| 1576 | Vorsteuer 19% | 38,00 | -- |
| 1600 | Verbindlichkeiten | -- | 238,00 |
| Summen (balanced) | 238,00 | 238,00 | |
Jeder Schritt ist isoliert, prüfbar und wiederholbar. Wenn etwas schiefgeht, weiss man exakt wo.
Erfasst Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und jede einzelne Position mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz.
Prüft die Extraktion gegen den OCR-Text: Rechenlogik, Summen, plausible Datumsangaben. Korrekturen werden dokumentiert.
GWG-Schwellen (250 EUR / 800 EUR), Anlage-Klassifikation mit AfA, Bewirtung 70/30-Split, Privatanteile je Position.
Ordnet jede Position einer Kostenart zu — Bürobedarf, Telekom, Bewirtung, GWG, Anlage, Fremdleistungen, u.v.m.
Findet konkrete Konten (0480, 4930, 4650, ...) und BU-Schlüssel. Nutzt die bisherigen Buchungen und die DATEV-Kreditoren als Kontext — wer Telekom schon immer auf 4920 gebucht hat, bekommt auch diesmal 4920. Ordnet den richtigen Kreditor zu oder schlägt ein neues Konto vor.
Baut DATEV-Zeilen (Brutto mit Automatikkonto) und das aufgelöste Journal. Balance-Check ist Pflicht.
DATEV führt die Kreditoren — wir schlagen das richtige Konto vor. Bot 5 lädt die bestehenden Kreditorenkonten aus DATEV und ordnet jeden Lieferanten korrekt zu. Bei neuen Lieferanten wird ein Vorschlag für ein neues Kreditorenkonto gemacht.
1600. Kein OP-Abgleich, keine Auswertung je Lieferant.70000). Bekannter Lieferant → automatisch zugeordnet. Neuer Lieferant → Vorschlag.Beim Konten-Matching bekommt Bot 5 nicht nur den aktuellen Beleg, sondern auch die bisherigen Buchungen als Entscheidungshilfe.
Nach der Kontierung werden Buchungsdaten und Original-PDF als DATEV-XML (Version 6) exportiert. Über Belegtransfer landen Beleg und Buchung verknüpft in DATEV — kein manuelles Zuordnen, kein Medienbruch.
Nach der Kontierung werden Buchungsdaten + Originalbelege als DATEV XML-Schnittstelle online exportiert. Eine ZIP-Datei, die über DATEV Belegtransfer direkt nach DATEV Belege online / DATEV Rechnungswesen übertragen wird — mit automatischer Verknüpfung von Beleg und Buchung.
Für Eingangsrechnungen mit Rechnungskopf + Positionen.
Für fertige Buchungssätze — eine Zeile pro Buchung, einfacher.
Alle Daten die DATEV braucht, sind nach den 7 Kontierungs-Bots vorhanden:
Automatisiert wo möglich, prüfbar wo nötig, nachvollziehbar in jedem Schritt.
Alle Daten aus OCR und KI — kein manuelles Abtippen, nirgends.
Strukturiertes Output pro Bot, Debug-Panel in jedem Step.
OCR & KI in Azure Germany West Central, EU-gehostete Mammouth-Modelle.
Audit-Trail, Event-Sourcing, unveränderliche Archivierung.
Automatischer Upload an Unternehmen Online — kein Medienbruch.
Bot 5 nutzt bisherige Buchungen als Kontext — konsistente Kontierung ohne Regelpflege.
Richtiges Kreditorenkonto statt Sammelkonto — DATEV-Stammdaten als Kontext.
Vom Setup bis zur ersten produktiven Nutzung in wenigen Wochen.
Keine US-Clouds im Daten-Pfad. Jede Komponente ist austauschbar, jede Verarbeitung nachvollziehbar.
IONOS Cloud (Deutschland), PostgreSQL auf Managed Database, PM2-Prozess, nginx als Reverse Proxy mit Let's-Encrypt-SSL.
PostgreSQL, eigene Datenbank für ACP. Strikte Trennung, Backups verschlüsselt.
Mammouth.ai (EU-gehostet), OpenAI-kompatibel. Modell: mistral-large-3. Keine Daten verlassen den EU-Raum, jeder AI-Call wird geloggt und bepreist.
NextAuth mit Azure AD OAuth. Single Sign-On über den bestehenden Microsoft-Tenant, keine separaten Passwörter.
Encodian OCR in Azure Germany West Central. PDFs werden lokal auf dem Server gespeichert, keine externen Zwischenablagen.
Strukturiertes Error-Log, Process-Tracking pro Dokument, HTTP-Log pro externem Call, AI-Usage-Log mit Kostenstelle.
Event-Sourcing für jeden Workflow, unveränderliche Dokument-Versionen, vollständiger Audit-Trail pro Step und Freigabe.
GitHub Actions Pipeline, Next.js Standalone, Zero-Downtime Restart via PM2, Rollback per Commit.
Alle Bot-Prompts in der Datenbank, editierbar über Admin-UI. Kein Code-Deploy für fachliche Anpassungen.
Ehrlicher Blick auf den aktuellen Stand: fertig ist, was fertig ist. Der Rest steht auf der Liste.
Die Vorkontierung ist fertig entwickelt. Jetzt geht es darum, sie für ACP produktiv zu machen — mit eigener Instanz, eigenem Kontenrahmen und echten Belegen.
Die Vorkontierung ist der schnellste Weg zu messbarem Nutzen. Aber sie ist nur der Anfang. Wie die nächsten Stufen aussehen — vom vollen Dokumenteneingang über Workflow-Automatisierung bis zur digitalen Kanzlei-Gruppe — steht in der Evolutionsübersicht.
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